The Greatest Guide To Gestión Documental

The Greatest Guide To Gestión Documental

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Cumplir con normativa medioambiental y de responsabilidad social: Lo que permite a las empresas generar impactos en beneficio del ecosistema, medio ambiente y sociedad en common, con la capacidad de obtener certificados o reconocimientos por el uso de tecnologías que reduzcan el uso del papel fileísico.

Encuestas de Satisfacción: Realizar encuestas de satisfacción a los usuarios para evaluar la efectividad de la capacitación y recoger sugerencias para mejorar el uso del DMS.

La automatización de flujos de trabajo mejora la eficiencia operativa al automatizar procesos repetitivos y rutinarios. Las funcionalidades incluyen:

La gestión documental se basa en la creación de un sistema eficiente que permita a las organizaciones almacenar grandes volúmenes de información de manera segura y ordenada. Esto incluye la digitalización de documentos, el uso de bases de datos y sistemas de almacenamiento en la nube, así como la implementación de procesos de captura y recuperación de datos.

En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar los documentos necesarios para completar una tarea. 

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La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fileácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.

Minimizar errores: Elimina la posibilidad de errores humanos en la clasificación y almacenamiento de documentos.

Otra ventaja es que la arquitectura basada en World-wide-web proporciona una escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es adaptable y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.

Management de Acceso: Un DMS permite definir permisos de acceso específicos para diferentes usuarios o grupos de usuarios, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder, editar o eliminar documentos.

Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta. 

Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.

Cantidad y calidad de las prestaciones ofrecidas: evaluamos la variedad y profundidad de las funcionalidades que cada software proporciona para la gestión documental.

Existe una amplia gama de soluciones para la gestión de documentos y archivos. Sin embargo, tantas opciones pueden dificultar la elección de la que mejor se documentos digitales adapte a tus necesidades.